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Movilidad Internacional de Estudios a Países UE (Erasmus KA103)

Fases de la Movilidad

El procedimiento administrativo para una movilidad Erasmus consta de varias fases. A continuación se indican de forma gráfica las mismas junto con el momento aproximado en que se producen.

Fases del Procedimiento

 


Erasmus+ Grado y Postgrado - a realizar en el curso 2021-2022-

 

Convocatoria

 


Procedimiento administrativo

En este apartado se explica cómo se debe proceder y qué papeleo hay que realizar a partir de que el interesado acepta la plaza de movilidad asignada.

  1. Rellenar el siguiente Borrador de Propuesta de Estudios y enviarlo por email al coordinador académico en la EPI. Es posible que el coordinador académico prefiera usar algún otro tipo de documento.

  2. Rellenar, firmar y enviar por email (preferiblemente en formato pdf) al coordinador académico en la EPI los siguientes documentos: (LA) Learning Agreement y Propuesta de Estudios.

    Aquí puedes encontrar Indicaciones para rellenar el Learning Agreement.

    El coordinador académico en la EPI firmará y enviará esos documentos a la ORI.

    En paralelo el interesado enviará a la ORI la ficha del estudiante (student application form), y comentará en la ORI si ya ha enviado a su coordinador académico el LA y la Propuesta de Estudios.

  3. Desde la ORI enviarán el LA y la Propuesta de Estudios al Subdirector para que los firme. Él los devolverá a la ORI donde el intenresado los podrá recoger firmados al cabo de unos tres o cuatro días laborales. Esos documentos serán remitidos a la universidad de destino en el momento de la inscripción.

    Para que el interesado pueda hacer el proceso de inscripción, el vicerrectorado o la ORI deberán nominarle, es decir, deberán avisar a la universidad de destino de que esa persona irá el curso que viene a estudiar allí como alumno de movilidad (el interesado recibirá copia del email de nominación). Una vez hecha la nominación, la universidad de destino enviará al interesado un email con instrucciones para que se inscriba (generalmente suele ser un proceso telemático, es decir, la universidad de destino envía al interesado unas credenciales -log y pas- para entrar en su sistema, rellenar algún tipo de formulario y enviar la documentación que solicitada).

    El proceso de inscripción debería generar algún tipo de aceptación y algún tipo de documentación para que el interesado pueda tramitar el visado ante la embajada en caso de ser necesario.

    Una vez se tenga el visado, sería el momento más seguro para comprar los billetes de avión.

    Respecto al alojamiento, en cada universidad funciona de una forma diferente, por lo que el interesado debe comprobarlo en la web de la universidad.

  4. Una vez llegue a la universidad de destino el interesado deberá llevar el LA a la ORI de dicha universidad para que se lo firmen y se lo sellen. Una vez firmado y sellado, el interesado lo deberá enviar por email a su coordinador académico en la EPI quien lo envirá a su vez a la ORI.

  5. El interesado también deberá llevar a la ORI de la universidad de destino el Certificado de inicio de estancia. Una vez firmado por ellos el interesado deberá enviarlo al vicerrectorado (erasmuseconomico@uniovi.es) para que le abonen la primera parte de la beca.

  6. Si durante el tiempo que dure la movilidad hubiese algún contratiempo que implicase el cambio de asignaturas, el interesado contactará de inmediato a su coordinador académico en la EPI explicándole la situación y proponiéndole alguna solución.

    Para reflejar los posibles cambios se podrá usar la excel del Borrador de Acuerdo de Estudios a la que se añadirá una nueva pestaña para la nueva versión del acuerdo (es posible que el coordinador académico en la EPI prefiera usar algún otro tipo de documento). Una vez los cambios sean aceptados por el coordinador académico en la EPI, el interesado procederá a reflejarlos en el LA (en la sección "During the mobility") y en el documento de Cambios a la propuesta de estudios. El alumno firmará el LA y el documento de Cambios a la propuesta de estudios y se lo enviará por email (preferiblemente en formato pdf) al coordinador académico en la EPI quien los firmará y los enviará a la ORI de UniOvi. La ORI enviará ambos documentos al Subdirector quien una vez firmados los devolverá a la ORI. Será entonces cuando la ORI envié al alumno el LA y el documento de Cambios a la propuesta de estudios firmado por las tres partes (alumno, coordinador académico en la EPI y subdirector). El interesado guardará en sus archivos el documento de Cambios a la propuesta de estudios (es un documento interno de UniOvi; en ningún caso es firmado por la universidad de destino) firmado y se dirigirá a la ORI de la universidad de destino para que le firmen y sellen el LA (ojo!; llevar la versión firmada por el alumno, el coordinador y el subdirector). Una vez el alumno consiga el LA firmado y sellado por la universidad de destino, el alumno lo enviará a su coordinador académico en la EPI quien a su vez lo reenviará a la ORI.

  7. Una vez terminada la estancia, el interesado acudirá a la ORI de la universidad de destino para obtener firmado el Certificado de fin de estancia. Una vez en España, el interesado lo enviará al vicerrectorado (erasmuseconomico@uniovi.es) para que le abonen la última parte de beca.

  8. Por norma general, el certificado de notas (ToR - Transcript of Records) lo suele enviar la universidad de destino por correo postal al vicerrectorado, quien a su vez se lo envía al coordinador académico en la EPI para que éste haga el acta de calificaciones final. Ese acta lo enviará el coordinador en la EPI a la ORI para que ésta suba las calificaciones al expediente del interesado.

    El procedimiento para el cálculo de la calificación consiste en convertir la calificación obtenida en la universidad de destino a la escala española. No hay un método de conversión único puesto que depende del tipo de escala que usen en la universidad de destino. En el ToR suele venir indicado, además de las calificaciones, la escala que usan. En algunas ocasiones viene también indicado el percentil que podrá ser usado para la conversión de las calificaciones.

Documentos y formularios de uso frecuente

Más información, formularios y destinos

 

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